تاریخچه روابط عمومی «سمت»

زمانی روابط عمومی با یک یا دو نیرو و امکانات محدود فعالیت می‏کرد و بالطبع فعالیتی محدود داشت. یکی از کارهای با‌ ارزش و درخور تقدیر این دوره برگزاری نمایشگاه کتاب در هجده دانشگاه به مناسبت چاپ پانصدمین عنوان کتاب «سمت» بود.

در اواخر سال ۸۰ مدیریت این بخش تغییر کرد و با درک اهمیت برخورداری از فناوری جدید اطلاعات برای تسریع فرایند اطلاع‏‌رسانی و اطلاع‌‏یابی، طراحی و ایجاد یک سایت اینترنتی برای سازمان در اولویت قرار گرفت و مسئولیت آن به عهده روابط عمومی گذاشته شد. در آن زمان با توجه به امکانات و اطلاعات موجود و محدود، وب‌سایتی ایجاد شد که با یک سایت مطلوب فاصله داشت، اما در طی این مدت پس از مطالعه و بررسی و باتوجه به نیازها این سایت مجدداً طراحی و بخشهای زیادی به آن افزوده شد. در ضمن در راستای انجام امور با سرعت و سهولت بیشتر، فضای پست الکترونیک نیز برای پرسنل سازمان فراهم شد. مدیریت این فضا نیز تا اواخر سال 93 به عهده روابط عمومی بود.

با توجه به جایگاه «سمت» در میان مراکز پژوهشی و فرهنگی، خلأ یک پل ارتباطی برای ایجاد تعامل دوسویه بین سازمان و مخاطبان عام و خاص آن از مدت‌ها پیش احساس می‌شد تا از طریق آن «سمت» نقاط قوت و ضعف خود را شناخته و به رفع مشکلات و نقائص و ارتقاء کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازد و مخاطبان نیز به نوبه خود با مشکلاتی که بر سر راه نشر است آشنا شوند. این خلأ حتی با راه‌اندازی وب‌سایت «سمت» برطرف نگردید چرا که هنوز استفاده از اینترنت به خصوص در بین استادان و دانشجویان علوم انسانی رایج نبود. لذا مدیریت تهیه مطالب و انجام امور آماده‌سازی قبل از چاپ و نشر ماهنامه‌ای خبری به نام خبرنامه «سمت» (ضمیمه مجله سخن سمت) در اواخر سال ۸۱ جزو وظایف روابط عمومی قرار گرفت. 56 شماره این خبرنامه تا شهریور 86 منتشر شد و پس از آن تا سال 93 چاپ آن متوقف شد. در طی این مدت 2 تک شماره تولید شد. از سال 93 با توجه به نیاز سازمان و گسترش فناوری‌های نوین، خبرنامه «سمت» به صورت الکترونیک تولید می‌شود.

از دیگر فعالیت‌های روابط عمومی تدوین و اجرای طرح جامع اطلاع‌رسانی تازه‌های نشر سازمان شامل تشکیل بانک اطلاعاتی مدرسان دروس دانشگاهی و مراکز آموزشی و پژوهشی، اهدای کتاب به آنها از طریق تهیه و ارسال فرم معرفی هر کتاب برای استادان آن رشته است که تا سال 85 از طریق پست انجام می‌شد اما از سال 90 الکترونیک کردن این فرم در دستور کار روابط عمومی قرار گرفت. در همین راستا اولاً تشکیل بانک پست الکترونیک مدرسان دروس دانشگاهی و مراکز آموزشی و پژوهشی در دستور کار قرار گرفت، و ثانیاً برنامه آن تدوین و عملیاتی شد. اکنون هر ماه تازه‌های نشر سازمان برای حدود 7000 استاد ارسال می‌شود.

علاوه بر آن، کلیه امور مربوط به اهدای کتاب در روابط عمومی کنترل، سازماندهی و انجام می‌شود.

تهیه و تنظیم فهرست‌های مختلف انتشارات سازمان شامل کلی، موضوعی و ادواری و توزیع آن به‌ ویژه در ابتدای دو ترم تحصیلی در دانشکده‌های علوم انسانی سراسر کشور و کلیه دانشگاه‌ها، مراکز آموزشی و پژوهشی و نمایشگاه‌ها به خصوص نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران وظیفه دیگر روابط عمومی است.از سال 90 به منظور صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، چاپ این فهرست محدود شد و فایل الکترونیک آن به تفکیک رشته‌های مرتبط تولید و روی صفحه اول وب‌سایت سازمان قرار داده شده است.

از سال ۱۳۸۰ نظر به ضرورت تعامل مستقیم با مخاطبان به منظور شناختن دیدگاه‌ها و نیازهای آنان و پاسخگویی و اطلاع‌رسانی به آنان، حضور روابط عمومی با توجه به فراهم بودن این امکان به بهترین وجه در نمایشگاه‌ها ضروری شناخته شد. در حال حاضر روابط عمومی نه تنها در کلیه نمایشگاه‌ها،‌ چه در امر اطلاع‌رسانی و پاسخگویی به مخاطبان و چه در ارائه نظرات و دیدگاه‌های آنان به مسئولان سازمان، حضوری فعال دارد بلکه عهده‌دار برگزاری کلیه نمایشگاه‌های کتابی است که فروش ندارد یا اگر دارد به صورت تخصصی برای یک یا دو رشته خاص است.

از اهم امور روابط عمومی انعکاس اخبار سازمان در رسانه‌ها و معرفی کتاب‌هاست. علاوه بر موارد فوق، پیگیری و انجام برخی امور مربوط به برگزاری همایش‌ها، مراسم داخلی در مناسبت‌ها، آموزش کارکنان، پیگیری امور رفاهی آنان (اعم از مهد کودک، سفر، دادن هدیه در مناسبت‌ها، ورزش و ...)، مدیریت طرح‌های فوق برنامه و تهیه گزارش‌های گوناگون بخش دیگری از فعالیت روابط عمومی را تشکیل می دهد.

مسئولان قبلی